Malang Pakai Buku Tamu Elektronik yang Pertama di Jatim, Begini Kerjanya

SURYAMALANG.COM, KLOJEN - Pemkot Malang memasang sistem buku tamu elektronik atau electronic guestbook (E-Guestbook) di bagian resepsionis di lingkungan Balai Kota Malang.

Dengan sistem itu, semua tamu yang datang ke Balai Kota Malang harus login terlebih dulu di E-Guestbook menggunakan E-KTP.

Kasubag Perlengkapan dan Keuangan Bagian Umum Pemkot Malang, Agung Harjaya Buana mengatakan, sistem buku tamu elektronik itu sumbangan dari Dirjen Administrasi Kependudukan Kementerian Dalam Negeri.

Pemkot Malang mendapatkan bantuan dua unit alat buku tamu elektronik dari Kemendagari. Tapi baru satu unit yang dipasang.

"Sekarang baru satu yang kami pasang di resepsionis Balai Kota Malang. Rencananya, Senin (24/8/2015), akan kami launching penggunaan alat itu," kata Agung Harjaya, Jumat (21/8/2015).

Dikatakannya, penerapan sistem buku tamu elektronik ini untuk mendeteksi semua tamu yang berkunjung ke Balai Kota Malang. Dengan begitu Pemkot Malang, bisa mengetahui keperluan para tamu tersebut. Dari situ, Pemkot Malang bisa memetakan keperluan apa yang paling banyak dibutuhkan masyarakat.

Ia menjelaskan, sistem kerja buku tamu elektronik, yakni, pengunjung tinggal menempelkan E-KTP ke card reader yang sudah disiapkan di lokasi. Data identias tamu tersebut langsung terekam di komputer. Termasuk foto tamu juga tersimpan di komputer. Petugas resepsionis tinggal menambahkan keperluan tamu dan ingin bertemu dengan siapa.

"Selama ini buku tamu masih dicatat secara manual. Kami sulit mengarsipkan data tamu kalau menggunakan sistem manual. Dengan alat ini, otomatis data para tamu langsung tersimpan di komputer. Nanti tiap tahun kami bisa mengecek keperluan tamu paling banyak apa. Ini berkaitan dengan pelaksanaan program di Pemkot Malang," ujarnya.

Menurutnya, sistem buku tamu elektronik ini baru pertama kali di Jawa Timur. Pemkot Malang yang pertama menerapkan buku tamu elektronik.

"Instansi lain yang sudah menggunakan buku tamu elektronik di Jakarta. Itu pun hanya di Dirjen Adminduk Kemendagri. Kota Malang ini termasuk yang pertama di Jawa Timur," katanya.